Para muitos pequenos e médios empresários, a gestão empresarial pode ser um verdadeiro desafio. É aqui que um ERP (Enterprise Resource Planning) pode fazer a diferença. Neste artigo, vamos explorar os principais módulos ERP e como eles podem ajudar a simplificar e otimizar a gestão do seu negócio.
O que é um sistema ERP?
O sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é uma ferramenta que ajuda empresas a gerenciar e integrar suas operações em uma única plataforma. Imagine um grande painel de controle onde você pode ver e controlar tudo o que acontece na sua empresa desde as finanças até o estoque, passando por vendas, compras e produção. Isso é um ERP.
O que são módulos ERP?
Os módulos de um ERP são as partes que o compõe, cada módulo é voltado para gerenciar uma área diferente da empresa. Eles funcionam como peças de um quebra-cabeça que, quando juntadas, formam uma solução completa para a gestão empresarial. Cada módulo é desenvolvido para auxiliar na gestão de processos específicos e se integra com os outros módulos, criando um fluxo contínuo de informações por toda a empresa.
Módulos básicos:
- Vendas
- Serviços
- Estoque
- Compras
- Finanças
- Contabilidade
Módulos adicionais:
- Produção
- Logística
- Comércio Exterior
Como funciona cada módulos ERP
Módulo de vendas
O módulo de vendas gerencia todo o ciclo de venda de produtos e serviços. Ele centraliza e automatiza as atividades de venda, desde o recebimento de pedidos até a emissão de notas fiscais e o cálculo de comissões. As principais funcionalidades dele incluem:
- Orçamentos: Criação de orçamentos e propostas comerciais.
- Pedidos: Processamento e acompanhamento de pedidos de clientes.
- Notas fiscais de saída: Emissão de notas fiscais de vendas.
- Devolução de Vendas: Processamento de devoluções de produtos vendidos.
- Comissionamentos: Gestão de comissões de vendas.
Canais de venda:
- PDV (Ponto de Venda): Gestão de vendas no ponto de venda físico.
- Força de Vendas: Ferramentas para equipes de vendas externas.
- Integração E-commerce: Conexão com plataformas de comércio eletrônico.
O módulo de vendas de um ERP permite a criação de orçamentos detalhados para os clientes, especificando produtos, quantidades, preços, condições de pagamento e prazos de entrega. Esses orçamentos podem ser gerados em poucos cliques com base nas informações inseridas no sistema.
Os pedidos podem ser criados a partir da aprovação de orçamentos, transferindo todas as informações automaticamente para o pedido, eliminando a necessidade de entrada manual de dado ou normalmente podem ser criados manualmente também, caso a empresa opte em não utilizar os orçamentos.
O módulo também automatiza a emissão de notas fiscais de saída, garantindo que todas as informações estejam corretas e completas, conforme a legislação e o cadastro do cliente, incluindo dados sobre vendedor, comprador, produtos vendidos, valores e tributos aplicáveis. Gerenciando as comissões de vendas, calculando automaticamente as comissões devidas a cada vendedor com base nas vendas realizadas, aplicando as regras e percentuais definidos pela empresa.
O módulo de vendas gerencia o processo de devolução de produtos vendidos, atualizando os registros de estoque e financeiro conforme necessário. Isso assegura que as devoluções sejam processadas corretamente e que os clientes tenham uma experiência positiva. Além disso o módulo de compras, também processa a mesma operação, mas no caso das compras.
Além disso, no caso do Ema ERP o sistema também tem uma parte de CRM que permite manter um histórico detalhado dos clientes, incluindo registros de transações passadas, contatos dos times e envio de documentos, como orçamentos e notas fiscais.
O PDV é crucial para a gestão de vendas no ponto de venda físico. Ele permite registrar todas as vendas realizadas na loja, gerenciar inventário em tempo real e processar pagamentos de forma eficiente. O sistema pode integrar diferentes métodos de pagamento, como cartões de crédito e débito, facilitando a operação do caixa e melhorando a experiência do cliente.
O Força de Vendas é uma ferramenta para equipes de vendas externas integradas ao ERP, como o Ema Shop ferramenta integrada ao Ema ERP. Permite que os vendedores gerem orçamentos, registrem pedidos e acessem informações sobre clientes enquanto estão em campo. Essa mobilidade aumenta a produtividade e a eficácia da equipe de vendas, permitindo um atendimento mais rápido e personalizado aos clientes.
A Integração E-commerce conecta o ERP às plataformas de comércio eletrônico, sincronizando automaticamente os dados de vendas, estoque e clientes. Isso garante que as informações estejam sempre atualizadas, evitando problemas como venda de produtos fora de estoque. Além disso, facilita a gestão de múltiplos canais de venda, centralizando todas as operações em um único sistema.
Módulo de serviços
Este módulo é fundamental para empresas que prestam serviços, permitindo o controle eficiente de todos os aspectos relacionados. Algumas funcionalidades são:
- Controle de chamados: Gerenciamento de tickets de assistência.
- Ordens de serviço: Criação e acompanhamento de ordens de serviço.
- Gestão de projetos: Planejamento e monitoramento de projetos.
- Notas fiscais de serviço: Emissão de notas fiscais de serviços prestados.
- Contratos: Gestão de contratos de serviços.
Quando um cliente solicita assistência, um chamado é criado no sistema, registrando todas as informações relevantes, como a natureza do problema, a prioridade e os dados do cliente, ficando associado a esse cliente. O módulo acompanha o status do chamado até a sua resolução, garantindo que os clientes recebam suporte de forma organizada e eficiente.
Além disso, o módulo permite criar ordens de serviço detalhadas, especificando as tarefas a serem realizadas, os responsáveis e os prazos.
Já a gestão de projetos oferece ferramentas para planejar e monitorar os projetos, incluindo metas, cronogramas, alocação de recursos e progresso, garantindo que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento previstos.
No caso do Ema ERP a gestão de contratos permite o registro, acompanhamento e renovação de contratos de serviços, controlando prazos, cláusulas contratuais, valores e condições estipuladas, além do faturamento desses contratos de forma simples e organizada, facilitando o controle financeiro dos pagamentos. Ele também emite notas fiscais de serviço em poucos clientes, garantindo que todas as informações necessárias estejam corretas.
Módulo de estoque
O módulo de estoque é vital para o controle eficiente do inventário. As principais funcionalidades são:
- Cadastro de produtos: Registro de todas as informações relacionadas aos produtos.
- Controle de estoque: Controle de níveis de estoque em tempo real.
- Organização do estoque: Organização da distribuição dos itens no estoque.
- Análise de giro de estoque: Análise os padrões de consumo.
- Alertas de Estoque Mínimo: Notificações quando o estoque atinge níveis críticos.
O módulo de estoque começa com o cadastro detalhado dos produtos, incluindo informações como nome, descrição, código de barras, grupo, subgrupo, marca, fornecedor, preço de custo e preço de venda. O módulo controla os níveis de estoque em tempo real, atualizando automaticamente conforme os produtos entram e saem do estoque.
A organização do estoque envolve a definição da distribuição do depósito e a alocação dos produtos em diferentes áreas, como corredor, estante layout e prateleira, facilitando a localização dos itens. Este processo inclui a impressão de etiquetas para identificar e organizar o estoque de forma clara e eficiente. Para controle de armazém normalmente é utilizado soluções WMS, como o Full WMS que temos integrado ao Ema ERP.
O módulo de estoque também oferece uma análise detalhada dos custos associados aos produtos. Os custos estão diretamente associado ao preço, já que esse módulo também ajuda a calcular o preço de venda dos produtos com base nos custos de aquisição, armazenamento e outras despesas operacionais, além da margem de lucro desejada.
O módulo oferece relatórios de giro de estoque, que ajudam a entender os padrões de consumo dos produtos ao longo do tempo. Além disso, o sistema emite alertas de estoque mínimo, notificando quando os níveis de estoque atingem um ponto crítico definido. Isso permite que a empresa tome ações preventivas para reabastecer os produtos necessários antes que fiquem indisponíveis.
Módulo de compras
O módulo de compras gerencia o processo de aquisição de bens e serviços. Algumas de suas principais funções são:
- Prévia de Compra: Análise preliminar das necessidades de compra.
- Ordens de Compra: Emissão de ordens de compra para fornecedores.
- Solicitação de Compras: Criação de solicitações de compra.
- Gestão de Fornecedores: Centraliza relacionamento com os fornecedores.
- Negociação de Contratos: Gestão de contratos de compra.
Antes de efetuar uma compra, o módulo permite fazer uma análise preliminar das necessidades, considerando os níveis de estoque atuais, as previsões de demanda e o histórico de vendas. Isso ajuda a tomar decisões informadas sobre quais produtos e em que quantidades comprar, evitando excesso de estoque ou falta de produtos.
O módulo de compras permite emitir ordens de compra detalhadas para os fornecedores, especificando produtos, quantidades, preços e outras condições. Essas ordens garantem que todas as informações estejam corretas e facilitam a transação com os fornecedores.
A solicitação de compras simplifica o processo de requisição de bens ou serviços. Departamentos ou funcionários podem criar solicitações detalhadas, que são submetidas à aprovação e, uma vez aprovadas, convertidas em ordens de compra, eliminando erros.
No módulo de compras a gestão de fornecedores centraliza todas as informações e o relacionamento com os fornecedores, incluindo detalhes de contato, histórico de transações e desempenho. Isso ajuda a avaliar e selecionar os melhores fornecedores e negociar melhores condições comerciais.
Já a negociação de contratos permite gerenciar todos os aspectos dos contratos de compra, incluindo termos, condições e prazos. Os contratos são registrados no sistema, garantindo o cumprimento das obrigações e facilitando o acompanhamento.
Módulo de finanças
O módulo financeiro lida com a gestão de ativos, passivos, receitas e despesas. As funcionalidades básicas são:
- Contas a receber e a pagar: Gestão de pagamentos de fornecedores e recebimentos de clientes.
- Conciliação bancária: Verificação de registros financeiros com extratos bancários.
- Desconto de duplicatas: Gestão de descontos de duplicatas.
- Lançamentos financeiros: Registro de todas as transações financeiras.
O módulo financeiro gerencia contas a receber e a pagar, garantindo que pagamentos a fornecedores e recebimentos de clientes sejam feitos dentro dos prazos estipulados. A conciliação bancária verifica e corrige discrepâncias entre os registros financeiros internos da empresa e os extratos bancários, garantindo a precisão dos dados financeiros.
A funcionalidade de desconto de duplicatas permite antecipar o recebimento de valores de duplicatas a receber, obtendo recursos financeiros imediatos. O módulo também registra todos os tipos de transações financeiras da empresa, facilitando o controle e a análise das finanças.
Módulo de contabilidade
Muitos sistemas ERP, assim como o Ema ERP, já incluem um módulo contábil gerencial, que é a base para a gestão financeira. Algumas funcionalidades incluem:
- Orçamento empresarial: Controle e monitoramento do orçamento da empresa.
- Plano de contas: Estrutura flexível para o gerenciamento da empresa.
- Lançamentos contábeis: Ferramentas para registros contábeis.
- Demonstrativos de resultados: Relatório de desempenho financeiro.
- Balanço patrimonial: Demonstração da posição financeira da empresa.
O módulo contábil permite criar um plano de contas que categoriza todas as transações financeiras, facilitando a organização e a análise das finanças da empresa.
No orçamento empresarial é possível controlar e monitorar o orçamento da empresa. Ele permite que se estabeleça metas financeiras, permite acompanhar o desempenho em relação a essas metas e a realização de ajustes conforme necessário.
Os lançamentos contábeis registram cada entrada e saída de dinheiro de forma detalhada, garantindo a precisão dos registros, garantindo que todas as transações sejam registradas e classificadas de acordo com o plano de contas.
O demonstrativo de resultado (DRE) oferece um relatório detalhado sobre o desempenho financeiro ao longo de um período específico, mostrando receitas, despesas e lucros. O balanço patrimonial fornece uma visão completa da posição financeira da empresa, mostrando ativos, passivos e patrimônio líquido em um determinado momento.
Adicional: Módulo de produção
No setor industrial, o módulo de produção gerencia todo o ciclo de fabricação, ou como no Ema ERP, onde o Ema APS Produção, nossa extensão nativa, é responsável por essa parte. Nas funcionalidades do módulo podemos citar:
- PCP (planejamento e controle da produção): Planejamento detalhado do processo produtivo.
- Ficha técnica de produtos: Documentação dos componentes e processos necessários para a produção.
- Setup de máquinas: Planejamento da configuração das máquinas.
- Custos: Cálculo de custos de produção.
- Roteiro de produção: Sequenciamento das etapas de produção.
O PCP (Planejamento e Controle da Produção) permite o planejamento do processo produtivo, definindo as etapas necessárias para a fabricação dos produtos, estabelecendo os tempos de produção e alocando os recursos para cada fase do processo.
A ficha técnica detalha os componentes e processos necessários para a produção de cada item, especificando os materiais usados, as quantidades, as instruções de montagem e qualquer outra informação relevante para garantir a padronização e qualidade dos produtos.
O setup de máquinas planeja a configuração necessária das máquinas de produção para cada tipo de produto, minimizando o tempo de parada das máquinas. O módulo também calcula os custos de produção, considerando materiais, mão de obra, energia e manutenção de equipamentos, permitindo uma análise detalhada dos custos de fabricação.
O roteiro de produção sequência todas as etapas do processo produtivo, definindo a ordem em que as operações devem ser realizadas para garantir uma produção eficiente e evitar gargalos ou atrasos no processo.
Adicional: Módulo de logística
Responsável pelo gerenciamento eficiente dos suprimentos e da distribuição, ou como no Ema ERP, que temos uma extensão nativa especialista, o Ema APS Logística. Podemos citar no módulo logístico:
- Recebimento: Conferência com ordem de compra e registro de nota fiscal de entrada.
- Embarque: Geração do embarque para os pedidos por rotas/região e data de entrega.
- Separação de Cargas: Relatório de separação de cargas, conferência das cargas por pedido e montagem e etiquetagem dos volumes.
- Expedição: Relatório de romaneio por ordem de entrega.
No recebimento, os produtos são conferidos em relação à ordem de compra e a nota fiscal de entrada é registrada. Este processo é facilitado por uma tela de conferência com retorno visual e sonoro, que minimiza erros.
Durante o embarque, os pedidos são agrupados por rotas, região e data de entrega, otimizando o processo de distribuição. A separação de cargas é realizada com base em um relatório detalhado, que agrupa os produtos por endereço no armazém. As cargas são conferidas por pedido e os volumes são montados e etiquetados, garantindo precisão na entrega.
Na expedição, é gerado um relatório de romaneio por ordem de entrega, utilizando o método UEPS (último que entra, primeiro que sai), garantindo uma logística eficiente.
Adicional: Módulo de comércio exterior
Para as empresas que fazem importação e exportação, existem algumas operações especificas que precisam passar pelo ERP, por isso em alguns ERP do mercado e no nosso Ema ERP existe um módulo de comércio exterior, que oferece funcionalidades essenciais para a gestão eficiente das operações internacionais. Algumas das funcionalidades mais importantes são:
- Multi-Moedas: Suporte para transações em várias moedas.
- Invoices (NF Internacional): Emissão de notas fiscais internacionais.
- Incoterms: Gestão dos termos internacionais de comércio.
- Bill of Lading: Gestão de conhecimentos de embarque.
Como Funciona:
O suporte a multi-moedas facilita as operações financeiras em diferentes moedas, garantindo a precisão dos valores. A emissão de invoices internacionais (notas fiscais) assegura que todas as transações estejam em conformidade com as normas internacionais.
A gestão de Incoterms permite que as empresas definam claramente as responsabilidades de compradores e vendedores nas transações internacionais, reduzindo riscos e ambiguidades. A funcionalidade de Bill of Lading gerencia os conhecimentos de embarque, documentando o transporte das mercadorias e garantindo a conformidade com os requisitos legais.
A base da flexibilidade do Ema ERP: Módulo de parametrização
Um dos grandes diferenciais do Ema ERP é sua flexibilidade, possibilitada pela gestão eficiente de transações e regras de negócio. O sistema é projetado para se adaptar às necessidades específicas de cada empresa, permitindo personalizações que otimizam os processos internos e atendem a diferentes demandas empresariais. É por meio dessa robusta parametrização que o sistema permite ser multifilial e multiempresa, atendendo às diversas estruturas organizacionais com eficiência.
A parametrização é parte da robustez do Ema ERP, comparável aos grandes players de ERP do mercado. Isso permite configurar operações comerciais, parâmetros gerais e regras de negócio de maneira personalizada. Essa capacidade robusta assegura que o ERP funcione conforme as especificidades do seu negócio, oferecendo uma gestão precisa e eficiente.
Apesar de sua robustez, o Ema ERP ainda traz o bom atendimento e proximidade de um relacionamento próximo com gente de verdade. Isso significa quze, além de ter um sistema poderoso e flexível, você também conta com suporte personalizado e acessível. Os relatórios gerados pelo Ema ERP são bons e fáceis de analisar, proporcionando informações em tempo real que embasam a tomada de decisões com precisão e segurança.
Principais Funcionalidades de Parametrização:
- Parâmetros Gerais: São globais e aplicáveis a todo o sistema, independente da empresa ou filial. Isso inclui configurações de segurança, como grupos de usuários e permissões.
- Parâmetros por Empresa ou Filial: Permite configurar parâmetros específicos para cada unidade de negócio, oferecendo um nível adicional de personalização e controle.
- Tipos de Transação: Cada tipo de transação (pedidos, notas fiscais, comissões, contas a receber, etc.) pode ser personalizado com parâmetros específicos. Isso inclui definição de séries de parâmetros que trazem dados padrão para cada transação, facilitando o preenchimento e a consistência dos registros.
- Tipos de Transações: Toda transação (pedido, nota fiscal, cobrança, pagamento, lançamento de comissão, etc.) pode ser personalizada, com regras específicas que automatizam preenchimentos de campos e ajustes conforme necessário.
- Filtros e Relatórios: Permite consultas e relatórios detalhados, filtrando transações por tipo (vendas, devoluções, cortesias, etc.), oferecendo uma visão clara e precisa dos dados para a tomada de decisão.
Customizações Avançadas no Ema ERP
Além da parametrização, o Ema ERP oferece diversas opções de customização que aumentam ainda mais a flexibilidade e a adaptabilidade do sistema às necessidades específicas do negócio.
Principais Funcionalidades de Customização:
- Customização PEX: O PEX é uma linguagem de programação própria da Ema que permite criar e modificar regras de negócio, criar campos personalizados e novas telas. Isso proporciona uma grande flexibilidade para adaptar o sistema às necessidades específicas do negócio.
- Relatórios e Gráficos Personalizáveis: Relatórios e gráficos podem ser facilmente personalizados para fornecer insights precisos e relevantes, ajudando na tomada de decisões com informações em tempo real.
Através dessas funcionalidades, o Ema ERP oferece uma plataforma poderosa que combina robustez com flexibilidade, permitindo que empresas de todos os tamanhos gerenciem suas operações de maneira eficaz e eficiente. A possibilidade de configurar grupos de usuários, parâmetros gerais, específicos por filial e tipos de transação faz com que o sistema se adapte perfeitamente às exigências do negócio.
EmaCast: Módulos ERP
Para uma visão prática sobre os módulos do Ema ERP, confira o nosso vídeo no EmaCast, apresentado pelo nosso CEO, André. Nele, o André compartilha alguns insights e exemplos reais de como os módulos podem transformar a gestão do seu negócio.
Por Que Usar um ERP?
Para pequenos e médios empresários, gerenciar todas as operações da empresa pode ser um desafio monumental. É aí que entra o ERP (Enterprise Resource Planning). Mas por que usar um ERP? Aqui estão alguns motivos fundamentais:
- Centralização das Informações: Um ERP integra todas as áreas da empresa em uma única plataforma, desde finanças e vendas até estoque e recursos humanos. Isso significa que todas as informações estão centralizadas, facilitando o acesso e a tomada de decisões.
- Automação de Processos: Com um ERP, muitas tarefas manuais podem ser automatizadas, como emissão de notas fiscais, controle de estoque e processamento de pedidos. Isso não só economiza tempo, mas também reduz erros humanos.
- Melhoria na Eficiência Operacional: Ao integrar diferentes departamentos, um ERP facilita a comunicação e o fluxo de trabalho entre eles. Isso resulta em operações mais eficientes, menos retrabalho e maior produtividade.
- Tomada de Decisões Informadas: O ERP fornece dados em tempo real, permitindo que os gestores tomem decisões baseadas em informações precisas e atualizadas. Relatórios detalhados e dashboards personalizados ajudam a monitorar o desempenho e identificar áreas de melhoria.
- Conformidade e Segurança: Um ERP ajuda a garantir que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações legais e fiscais. Além disso, oferece segurança robusta para os dados, protegendo informações sensíveis contra acessos não autorizados.
- Escala: À medida que sua empresa cresce, o ERP pode ser escalado para atender às novas necessidades. Isso significa que você não precisará substituir seu sistema de gestão conforme sua empresa se expande. É importante quando for escolher um ERP, identificar se o parceiro tem esse perfil, de ser uma boa solução para sua empresa hoje e para o futuro também.
- Melhoria na Gestão de Estoque: Com funcionalidades como controle de saldos, giro de estoque e rastreamento de lotes, um ERP ajuda a gerenciar o inventário de maneira mais eficiente, evitando excessos e faltas.
- Atendimento ao Cliente: Um ERP melhora o atendimento ao cliente ao integrar informações de vendas, estoque e suporte. Isso significa que sua equipe pode responder rapidamente a consultas, resolver problemas e fornecer um serviço de alta qualidade.
Para Quem é Ideal?
Um ERP é ideal para empresas que buscam otimizar seus processos operacionais, melhorar a eficiência e ter um controle maior sobre suas operações. Pequenas e médias empresas, em particular, podem se beneficiar enormemente da centralização e automação oferecidas por um ERP.
Em resumo, usar um ERP como o Ema ERP não é apenas uma questão de acompanhar a tecnologia, mas uma decisão estratégica que pode transformar a gestão do seu negócio, permitindo que você se concentre no crescimento e na inovação.
Ema ERP
Já falamos um pouco sobre o Ema ERP ao longo do texto, mas vale a pena destacar um pouco mais sobre essa solução. O Ema ERP é uma ferramenta completa que possuí todos os módulos citados aqui no texto, além de várias integrações.
O Ema ERP nasceu para organizar a operação do seu negócio, consolidar os resultados e te ajudar na tomada de decisões, além de oferecer um atendimento próximo e especializado em gestão de negócios. Com funcionalidades robustas e uma interface amigável, ele se adapta às necessidades de pequenos e médios negócios, trazendo eficiência e praticidade para o seu dia a dia.
