Custos: O que é e como analisar na sua empresa para maximizar lucros

Você sabia que, segundo uma pesquisa do Sebrae, 24% das pequenas empresas no Brasil fecham as portas antes de completar dois anos devido à má gestão financeira? Entender e controlar os custos é essencial para a sobrevivência e crescimento das empresas, especialmente em um cenário de concorrência acirrada e margens de lucro apertadas. Cada produto vendido ou serviço prestado envolve diversos gastos que impactam diretamente as finanças da empresa. A análise de custos não só ajuda a manter a empresa saudável, mas também a buscar sustentabilidade e crescimento em um mercado competitivo.

Neste artigo, vamos explorar os principais tipos de custos e suas classificações, como realizar uma análise de custos eficaz e oferecer dicas essenciais para reduzir os gastos na sua empresa.

O que são custos?

Custos são todos os gastos que uma empresa tem para produzir ou adquirir produtos e serviços. Eles abrangem desde a matéria-prima e mão de obra até o aluguel de instalações e a manutenção de equipamentos. A classificação dos custos pode variar de acordo com sua natureza e como se aplicam no processo produtivo. Entender esses custos é fundamental para uma gestão financeira eficiente, pois permite uma melhor precificação dos produtos e serviços, além de ajudar a identificar áreas onde é possível aumentar a rentabilidade.

Diferença entre custos e despesas

Custos são os gastos necessários para fabricar ou adquirir os produtos que a empresa vende. Por exemplo, matéria-prima, salários dos trabalhadores da produção e transporte dos produtos são custos.

Despesas são gastos com atividades de suporte ou administrativas, que não estão diretamente ligadas à produção. Exemplos incluem aluguel de escritório, salários dos funcionários administrativos, marketing e contas de serviços públicos.

Uma forma fácil de diferenciar é: se o gasto impacta diretamente a produção ou o estoque, é um custo. Caso contrário, é uma despesa.

Para que serve a análise de custos?

Imagine que sua empresa é como um carro. Para garantir que ele funcione bem e chegue ao destino desejado, você precisa saber exatamente quanto combustível está no tanque, se os pneus estão em bom estado e se o motor está funcionando corretamente. A análise de custos é essa manutenção essencial para a sua empresa, ajudando a garantir uma operação eficiente e rentável.

A análise de custos oferece diversos benefícios essenciais para a gestão empresarial:

• Visão Clara das Finanças: Permite ver exatamente onde o dinheiro está sendo gasto, ajudando a identificar áreas onde é possível cortar despesas e onde os recursos estão sendo bem utilizados. Isso facilita a tomada de decisões mais informadas e estratégicas.
• Precificação Correta: Ajuda a entender os custos envolvidos na produção de seus produtos ou serviços, permitindo definir preços que cubram todos os gastos e ainda proporcionem lucro, tornando o negócio mais competitivo.
• Aumento da Rentabilidade: Ao separar os custos diretos dos indiretos, é possível determinar quais produtos ou serviços são mais lucrativos. Isso permite focar em áreas que trazem mais retorno e ajustar ou descontinuar aquelas que não são rentáveis.
• Melhoria Contínua: Facilita a identificação de desperdícios e ineficiências, permitindo implementar melhorias contínuas, otimizar processos e reduzir gastos desnecessários. Isso mantém a empresa ágil e competitiva no mercado.
• Planejamento Financeiro: Com uma análise detalhada dos custos, é possível fazer um planejamento financeiro mais preciso, prever despesas futuras, estabelecer orçamentos realistas e planejar investimentos com segurança.

Implementar a análise de custos na sua empresa não é apenas uma prática contábil, mas uma estratégia de negócios que apoia todas as decisões importantes. Compreender como os custos impactam a rentabilidade permite realizar mudanças que possibilitem uma operação mais enxuta e lucrativa, garantindo o sucesso a longo prazo.

Tipos de custos

Para compreender melhor os custos empresariais, é importante conhecer suas diferentes categorias. Aqui estão alguns exemplos:

• Custos Diretos: Gastos diretamente relacionados à produção de um produto ou serviço. Exemplos:
  • Matéria-prima utilizada na fabricação.
  • Salários dos trabalhadores da linha de produção.
  • Insumos consumidos no processo produtivo.
• Custos Indiretos: Gastos que não podem ser facilmente atribuídos a um produto específico e são necessários para o funcionamento geral da empresa. Exemplos:
  • Energia elétrica utilizada nas instalações.
  • Mão de obra indireta, como supervisores e pessoal de manutenção.
  • Despesas administrativas.
• Custos Fixos: Gastos que permanecem constantes, independentemente do volume de produção ou vendas. Exemplos:
  • Aluguel de prédios e instalações.
  • Depreciação de máquinas e equipamentos.
  • Seguros de instalações e equipamentos.
• Custos Variáveis: Gastos que variam conforme o volume de produção ou vendas. Exemplos:
  • Matéria-prima utilizada proporcionalmente à produção.
  • Comissões de vendas baseadas no volume vendido.
  • Embalagens para os produtos vendidos.

Por que entender os tipos diferentes de custos é importante?

1. Controle e Redução de Gastos: Conhecer os diferentes tipos de custos ajuda a identificar onde a empresa está gastando mais e onde é possível fazer cortes. Por exemplo, reduzir custos variáveis como matéria-prima pode ser mais fácil e impactante do que tentar cortar custos fixos como aluguel.
2. Precificação Adequada: A correta classificação dos custos permite definir preços de venda que cobrem todos os gastos e ainda proporcionam lucro. Saber exatamente quanto custa produzir um produto ajuda a estabelecer um preço competitivo e lucrativo.
3. Análise de Rentabilidade: A separação entre custos diretos e indiretos ajuda a determinar a rentabilidade de produtos específicos. Isso é crucial para decidir quais produtos devem ser descontinuados ou quais merecem mais investimento.

Como fazer análise de custos?

O primeiro passo para uma gestão eficiente é a análise de custos. Se trata do processo de identificação e avaliação de todos os gastos envolvidos. O objetivo é entender onde o dinheiro está sendo gasto, como os custos influenciam os lucros, e identificar oportunidades para redução de despesas e aumento da eficiência produtiva.

Para realizar uma boa análise de custos, você pode seguir os passos abaixo:

• Identificação: Liste todos os gastos associados à operação do negócio.
• Classificação: Separe os gastos em fixos e variáveis.
• Alocação de custos: Atribua custos diretos e indiretos às unidades de produção correspondentes.
• Análise: Use técnicas como a análise de ponto de equilíbrio e a margem de contribuição para entender o impacto dos gastos no seu lucro.

1. Identificação de custos

Quais os custos da sua empresa? Faça uma lista de todos os gastos relacionados à operação do seu negócio. Incluindo os custos diretos, como matéria-prima e mão de obra e também os indiretos e despesas como aluguel, salários administrativos e despesas gerais. É importante garantir que nenhum gasto seja deixado de fora.

2. Classificação dos custos

Depois de identificar, é hora de fazer a classificação entre fixos e variáveis. Custos fixos são aqueles que permanecem constantes independentemente do volume de produção ou vendas, como aluguel e salários. Custos variáveis, por outro lado, flutuam conforme o nível de atividade, como matéria-prima e mão de obra direta. Separar dessa maneira ajuda a entender melhor a estrutura de gastos da empresa e a tomar decisões mais assertivas.

3. Distribuição dos custos

Depois de separar os custos fixos e variáveis, é hora de associá-los às diferentes partes do processo de produção. Isso é importante para custos indiretos, como gastos administrativos e de manutenção, que não podem ser relacionados a um único produto ou serviço. A alocação requer a distribuição desses custos indiretos de maneira justa entre os diferentes produtos.

Existem várias maneiras de distribuir os gastos. Alguns dos métodos comuns incluem:

Rateio proporcional: Esse método aloca os custos indiretos com base, por exemplo, em horas de trabalho ou espaço ocupado. Digamos que um departamento use 30% do tempo total de manutenção da fábrica. Sendo assim, seria atribuído a esse departamento 30% dos gastos totais de manutenção.

Rateio por atividade: Aqui, os custos indiretos são distribuídos de acordo com as atividades que causam esses gastos. Por exemplo, se determinada linha de produção necessita de mais trabalho administrativo por conta da dificuldade dos produtos fabricados, ela receberia uma parcela maior dos gastos administrativos.

Análise de causa e efeito: Esse método identifica relações diretas entre os custos indiretos e os produtos ou serviços produzidos. Um exemplo é, se um tipo de produto exige mais manutenção por conta do desgaste das máquinas, ele ficaria com uma parcela maior dos gastos com manutenção.

O rateio dos custos é essencial para entender o verdadeiro custo de produção de cada unidade ou linha de produtos.

4. Análise

Depois de identificados, categorizados e alocados, é importante entender como esses gastos impactam no lucro da empresa. Existem várias técnicas de análise financeira que podem ser usadas para esse fim, duas delas são a análise de ponto de equilíbrio e a análise da margem de contribuição.

1. Ponto de equilíbrio: Aqui é calculado o volume de vendas necessário para cobrir todos os gastos e atingir o ponto de equilíbrio, onde as receitas são iguais aos custos totais. Assim a empresa consegue saber quanto precisa vender para não ter prejuízo e estabelece uma base de metas de vendas e preços.
2. Margem de contribuição: A margem de contribuição é a diferença entre o preço de venda de um produto e seus custos variáveis associados. Ela mostra quanto cada unidade vendida contribui para cobrir os custos fixos e gerar lucro. Analisar a margem de contribuição de cada produto ajuda a identificar quais produtos são os mais lucrativos e a orientar decisões sobre preços, volumes de produção e mix de produtos.

Dicas para uma boa análise de custos

Para implementar uma análise de custos eficaz em sua empresa, é crucial que os gestores adotem uma abordagem estruturada e contínua. Abaixo estão algumas estratégias essenciais que podem ajudar a otimizar a gestão de custos e melhorar a saúde financeira da sua empresa:

• Utilize um Sistema ERP: Um sistemas de gestão ERP completo, como o Ema ERP, vai te ajudar a automatizar o registro dos custos e integrar diversas áreas da empresa, como finanças, contabilidade, vendas e produção. Isso facilita o monitoramento contínuo dos gastos e a geração de relatórios precisos. Por exemplo um sistema ERP pode registrar automaticamente a entrada de matéria-prima, calcular os custos de produção e gerar relatórios financeiros detalhados, permitindo que você tenha uma visão clara e atualizada dos seus custos em tempo real.
• Envolva a equipe: Treine seus funcionários para que entendam a importância da gestão de custos e saibam como suas ações individuais impactam as finanças da empresa. Isso promove uma cultura de responsabilidade e eficiência. Por isso, faça treinamentos regulares sobre controle de custos, análise financeira básica e uso de ferramentas de gestão financeira, como os sistemas ERP´s.
• Revisão Periódica: Faça revisões periódicas dos seus custos para identificar mudanças, tendências e novas oportunidades de economia. Estabeleça um cronograma para essas análises, como mensal, trimestral ou anual, dependendo da necessidade do seu negócio. Indicamos que você agende reuniões mensais para revisar os relatórios de custos e discutir os resultados com a equipe. Utilize esses encontros para ajustar estratégias, implementar melhorias e garantir que os objetivos financeiros estejam sendo alcançados.
• Considere as variáveis: Variáveis como frete e substituição tributária têm um impacto relevante no custo final dos produtos. É importante que essas variáveis sejam rateadas corretamente, para refletir o custo real de cada item.

Como reduzir os custos da empresa?

Reduzir custos é uma estratégia que vai além de cortar despesas ? envolve aprimorar processos, negociar com fornecedores e otimizar recursos. Algumas estratégias para a redução dos gastos são:

• ·Negociação com Fornecedores: Negocie para obter melhores preços, descontos ou condições de pagamento mais favoráveis. Solicite cotações de vários fornecedores e use essas informações para negociar com seus fornecedores atuais. Revisite contratos regularmente e sempre busque novas cotações antes de renovar qualquer acordo.
• Revisão de Contratos e Assinaturas: Revise regularmente todos os contratos e assinaturas de serviços. Negocie com prestadores de serviços para obter melhores condições ou cancele serviços não essenciais. Agende revisões trimestrais dos contratos e envolva o departamento financeiro nas negociações.
• Gestão de Estoque: Implemente o sistema Just-in-Time (JIT) para minimizar os custos de armazenamento e reduzir desperdícios. Monitore os níveis de estoque em tempo real e ajuste os pedidos conforme a demanda. Integre o JIT com um sistema ERP para obter alertas automáticos sobre os níveis de estoque.
• Otimização de Processos: Revise os processos produtivos e administrativos para identificar e eliminar gargalos e redundâncias. Use mapeamento de processos para identificar etapas que podem ser automatizadas ou simplificadas. Realize workshops de mapeamento de processos com as equipes envolvidas para identificar pontos de melhoria.
• Controle de Energia: Invista em tecnologias e práticas que reduzam o consumo de energia. Instale iluminação LED, use sensores de movimento para controlar a iluminação e optimize o uso de equipamentos. Faça uma auditoria energética para identificar áreas de maior consumo e possíveis melhorias.
• Planejamento Tributário: Avalie se a sua empresa está no regime tributário mais adequado para o seu tipo de negócio. Consulte um contador ou consultor tributário para identificar possíveis economias e evitar surpresas fiscais. Realize uma auditoria tributária anual para garantir que sua empresa está aproveitando todas as oportunidades fiscais.

Simplifique a gestão de custos para otimizar seus resultados | EmaCast

Implementar a análise de custos na sua empresa e acompanhar conteúdos como os do EmaCast pode transformar a forma como você gerencia as finanças, proporcionando insights valiosos e soluções práticas para aumentar a lucratividade e sustentabilidade do seu negócio.

O Papel da Tecnologia na Redução de Custos Empresariais

Reduzir os custos da sua empresa não é apenas uma questão de cortar despesas, mas sim de otimizar processos, negociar de forma inteligente e capacitar sua equipe. Implementar essas estratégias de forma eficaz pode resultar em uma operação mais enxuta e lucrativa. Além disso, a tecnologia desempenha um papel crucial nesse processo, oferecendo ferramentas que facilitam a gestão e o monitoramento contínuo dos custos. Utilizar soluções tecnológicas avançadas pode proporcionar uma visão mais clara e detalhada das finanças da sua empresa, permitindo decisões mais informadas e estratégicas.

Como o Ema ERP Pode Ajudar

O Ema ERP é uma solução completa que integra diversas áreas da sua empresa, como finanças, contabilidade, vendas e produção, automatizando o registro e a análise dos custos. Com o Ema ERP, você pode:

• Automatizar o Registro de Custos: Registre automaticamente a entrada de matéria-prima, calcule os custos de produção e gere relatórios financeiros detalhados.
• Monitorar Gastos em Tempo Real: Acompanhe os custos em tempo real e obtenha alertas sobre desvios e oportunidades de economia.
• Otimizar Processos: Identifique gargalos e ineficiências nos processos produtivos e administrativos, permitindo ações rápidas e eficazes.
• Planejar e Projetar: Utilize dados precisos para planejar orçamentos, projetar despesas futuras e realizar auditorias tributárias.

Adotar o Ema ERP pode transformar a forma como você gerencia os custos da sua empresa, proporcionando maior controle, eficiência e rentabilidade. Invista em tecnologia e veja a diferença que um sistema de gestão integrado pode fazer para o sucesso do seu negócio.

Implementar a análise de custos na sua empresa não é apenas uma prática contábil, mas uma estratégia de negócios que apoia todas as decisões importantes.